INSTRUCTIONS COMPAGNIES – PERIODE CONFINEMENT

Les rebondissements de l’actualité, en lien avec le confinement COVID-19, nous amènent à revenir vers vous afin de compléter notre dernier message transmis en début de semaine et vous permettant de recourir au Selfcare avec nos assurés et cela aussi bien en et hors réseau agréé.

Des échanges ont été ouverts, tant individuels qu’avec les représentants de la profession au niveau de l’ANEA/CFEA et pas plus tard qu’hier avec la FFA.

Le Groupe Matmut a bien identifié les difficultés actuelles et celles induites par les mesures de confinement.
Sensibles aux efforts de tous pour maintenir un service auprès de nos assurés victimes de sinistre durant la période de blocage, nous prenons néanmoins pleinement la mesure de l’impact sur l’activité des cabinets et entreprises d’expertise automobile.

En bonne suite de ces échanges et après validation interne, vous trouverez ci-dessous les réponses apportées sans délai par le groupe Matmut :

1/ Accord de dépôt des rapports en attente de facture, ceci dans une double condition :

Pour vos dossiers NON agréés de plus de 6 semaines et dans lesquels vous avez vérifié auprès de l’assuré qu’aucun travaux ne sont engagés et qu’aucune date de mise en réparation n’est encore arrêtée, vous pouvez déposer vos rapports en estimation.

Pour des raisons de simplification de vos taches et pour éviter de reprendre ces dossiers ultérieurement, nous excluons les principes d’application de taux minorés.
Ces rapports en garage NON agréé seront donc basés sur les taux publics.

À contrario, le dépôt de rapport en estimation en garage agréé ne peut se pratiquer, afin de limiter les difficultés liées aux règlements directs.
Ces rapports en garage agréé nécessiteront de votre part, en bonne suite de l’habituelle transmission de SD29 et au terme du confinement, de refaire un point afin de cerner les dates d’entrées en atelier et de facturation.

PAS DE DEPOT SUR ESTIMATION pour les garages AGREES.

2/ Honoraires Selfcare période COVID-19: l’ouverture de l’expertise au digital est une réponse aux attentes de la société et de ses consommateurs.

Nos équipes auront d’ailleurs l’occasion de revenir avec vous sur ce point, nous considérons que le Selfcare est un service qui se devra d’être dans la palette des cabinets et qui constituera sous peu l’alter ego de l’EAD dite classique.
Pour autant, dans la période circonstanciée de confinement, le Groupe Matmut accepte d’accompagner cette mise en place rapide du Selfcare par la valorisation exceptionnelle des honoraires au même titre que ceux afférents à une expertise terrain et ce jusqu’au retour à la normale.

3/ Suivi statistiques : cette période de confinement aura des incidences sur certains indicateurs et tout particulièrement sur le volet qualité de service (délais…)

Le groupe Matmut tiendra compte de cette période particulière dans le suivi de ses résultats experts.

Pour finir, sachez que le Groupe Matmut mettra un point d’attention à revenir vers vous dans le respect du calendrier habituel pour la partie revalorisation de vos honoraires 2020. Il ne s’agit pas de retarder ces échéances, d’autant plus importantes en pareille période de ralentissement de l’activité.

Chaque Conseiller Technique Automobile Régional (CTAR) reste monopolisé pour vous apporter les éclairages dont vous pourriez avoir besoin.

Nous avons décidé de maintenir un missionnement normal ; charge à vous en responsabilité d’organiser une EAD avec le garage (si eux-mêmes sont ouverts et véhicule déposé avant les mesures de restriction) ou directement avec les assurés.

Cette EAD pourra être définitive ou suivie le cas échéant d’une expertise terrain une fois les restrictions de déplacement et confinement levées.

Nous généralisons le dépôt des rapports en évaluation avant réparation.

Le suivi des expertises type VEI ou VGE devra être différé.

Dans le cas de VE réparés en attente du passage de l’Expert, nous vous invitons à contacter le client afin de lui expliquer que la restitution du véhicule est impossible en cette période de confinement et de restriction.

Merci de prioriser une fois le retour à la normale les RDV sur site pour la levée desdits VE.

Plusieurs autres cas de figures :

• Mission EAD ou ET reçue avant le confinement et expertise réalisée : dépôt du rapport en évaluation sans délivrance de prise en charge et communication auprès du client :

« (Madame, Monsieur), Suite à nos opérations d’expertise, nous vous invitons à déposer votre véhicule auprès du garage [ Nom, ou « votre réparateur » ] dès que les dispositifs de restrictions sanitaires gouvernementale seront levés. Votre réparateur, à réception de votre véhicule, nous recontactera directement »

Vous reprendrez la gestion de votre dossier à réception de la facture du réparateur

• Mission EAD ou ET reçue avant le confinement et expertise non réalisée : mise en place du dispositif de l’EAD directement avec le client puis dépôt du rapport en évaluation sans délivrance de prise en charge et communication auprès du client.

« (Madame, Monsieur), Suite à nos opérations d’expertise nous vous invitons à déposer votre véhicule auprès du garage [ Nom, ou « votre réparateur » ] dès que les dispositifs de restrictions sanitaires gouvernementale seront levés. Votre réparateur, à réception de votre véhicule nous recontactera directement »

Vous reprendrez la gestion de votre dossier à réception de la facture du réparateur.

• Pour les cas de perte totale, à titre exceptionnel et s’il est flagrant et avéré que le véhicule n’est pas réparable d’un point de vue économique, vous pourrez également le traiter à distance, ceci à condition que le véhicule ait formellement été identifié.

il est demandé de :

• Réaliser uniquement les expertises à distance (EAD):
• Sauf si la mission comporte un commentaire précisant qu’une expertise terrain est nécessaire car il s’agit d’un véhicule de professionnel exerçant une activité essentielle à la vie de la Nation
• Avec l’ensemble des réparateurs (réparateurs agréés ou non)
• Sur l’ensemble des catégories de véhicules : Cyclo, Moto, Auto, Poids-lourd, Matériel agricole et travaux publics
• La prise de clichés par le client, est acceptée
• Si l’expertise n’est pas réalisable en EAD, vous informez le client du report de l’examen de son véhicule après la période de confinement. Limiter le SD99 d’information concernant le report des expertises aux situations particulières (véhicules professionnels, clients non compréhensifs de la situation, etc…)
• Reporter les expertises contradictoires en accord avec l’ensemble des parties. Informer le mandant des raisons du report et la date prévisionnel d’expertise.
• Dépôt des rapports :
• Limiter le dépôt des rapports en estimation au conditions prévues dans les directives habituelles
• Même si les ateliers et les accueils des réparateurs sont fermés, la plupart ont mis en place une continuité de l’activité administrative. Pas de dépôt de rapport en estimation si une réparation est programmée ou en cours.
• Gestion des VEI :
  La récupération des documents de cession peut-être impossible en raison de la fermeture des bureaux de poste et que le déplacement pour l’envoi d’un courrier ne rentre pas dans les critères autorisant une sortie (décret n° 2020-260 du 16 mars 2020)
  Il est indispensable que le format du SD29 et de ses commentaires soient scrupuleusement respectés afin de permettre à la gestion MAAF et MMA, de proposer au client une avance sur indemnisation à hauteur de 80% de la VRADE.
  Nous vous conseillons de :
• Présenter la VRADE et les conclusions d’expertises par téléphone ou par mail
• Réaliser le SD29 comme mentionné dans les directives VEI (MAAF / MMA /GMF)
  La récupération des documents et le dépôt du rapport se fera après la période de confinement si leur transmission par le client est impossible.

Procédure Exceptionnelle – Véhicule en Perte Totale (VEI / RIV)

1- RECEPTION DES DOCUMENTS ORIGINAUX AU CABINET :
Si vous recevez des documents originaux de la part du client, nous vous demandons de les conserver dans votre cabinet.

Il conviendra de les adresser à OPTEVEN lorsque l’activité redémarrera.

• Vous pouvez en étudier la conformité.
• Adressez un SD15 RETARD PREVISIBLE en indiquant les informations ci-dessous dans les commentaires du SD15 :

 Originaux reçus et stockés conformes : OUI
 Bon d’enlèvement adressé au démolisseur le : xx/xx/xx
 Véhicule enlevé : OUI ou NON
 Adressez en PJ par Darva le scann des documents de cession

2- RECEPTION D’UNE COPIE DES DOCUMENTS ORIGINAUX (Mail ou Scann) :

• Vous pouvez en étudier la conformité.
• Adressez un SD15 RETARD PREVISIBLE en indiquant les informations ci-dessous dans les commentaires du SD15 :

 Bien préciser « COPIE des Originaux reçus conformes : OUI »
 Bon d’enlèvement adressé au démolisseur le : xx/xx/xx
 Véhicule enlevé : OUI ou NON
 Adressez en PJ par Darva le scann des documents de cession

3- CLIENT CONSERVE LE VEHICULE

• Adressez un SD09 CLIENT CONSERVE
• Bon d’enlèvement annulé le : xx/xx/xx
• Véhicule enlevé : OUI ou NON

4- RELANCE DES ENLEVEMENTS (à la fin du confinement)

• Adressez une relance des enlèvement non effectués en utilisant l’autorisation d’enlèvement du client jointe par le gestionnaire sinistre dans le SD99
• Une fois le véhicule enlevé, vous adressez le SD09 habituel : client cède documents conformes.

 

Valorisation des EAD élargies pendant la période de confinement
Nous avons entendu les demandes de la profession concernant la valorisation des expertises à distance élargies et y répondons favorablement en acceptant la facturation de celles-ci au prix des expertises sur place pour l’ensemble des missions reçues à partir du 17 Mars et pendant toute la période de confinement.

Dépôt des rapport en estimation chez les réparateurs non-partenaires:

Compte tenu du contexte, nous acceptons cette pratique de déstockage sans accord préalable de nos services de gestion mais en accord avec nos sociétaires. (Sauf procédure VE en cours)

Toutefois, il conviendra de distinguer :

– Les rapports déposés en estimation au motif de « déstockage » dans lesquels vous devrez considérer les tarifs horaires des réparateurs.

– Les rapports que vous déposez en estimation à la demande du sociétaire pour lesquels vous appliquerez les tarifs prévus dans le livret de l’expert.

– Dépôt des rapports en estimation chez les réparateurs partenaires :

Modalités pratiques de dépôt des rapports en estimation dans le réseau de réparateurs partenaires

Deux situations sont à considérer :

1 – Les sociétaires qui ne souhaitent pas faire entreprendre après la crise les réparations de leur véhicule.
Pour ces dossiers, les tarifs de main d’oeuvre à appliquer seront ceux prévus dans le livret de l’expert correspondant à cette situation. Ces expertises seront facturées au prix habituel pour un rapport en estimation.

2 – Les sociétaires qui souhaitent entreprendre après la crise les réparations de leur véhicule. Le process à adopter doit impérativement suivre les dispositions suivantes :

Déposer le rapport en estimation valorisé à 0,01€. (il faut donc supprimer les prix de pièces et main d’œuvre. Dans la pratique laisser « fongibles à 0.01€ »).
• Transmettre à la MAIF un SD99 pour information :
« INF Attention, Période de confinement – RE déposé en estimation. Véhicule en cours de réparation. RE annule et remplace suivra après remise en état du véhicule. »
• Transmettre la note d’honoraire correspondant au montant total de la prestation servie dans le dossier. Tous les dossiers réparables EAD ou Terrain sont à facturer à l’honoraire normal : TERRAIN.

Pour le dépôt du rapport « annule et remplace » après la réparation du véhicule :
•Assurer le suivi des dossiers déposés en estimation pour obtenir les factures des réparateurs partenaires dès la réparation des véhicules.
A réception de la facture et au plus tard dans les 2 jours :
•Déposer le rapport « annule et remplace » en réparation en n’omettant pas d’indiquer le N° de facture ainsi que le net à payer au réparateur.

Dépôt des rapports RIV/VEI non réparés :

Nous vous confirmons qu’il est indispensable d’être en possession des documents de cession originaux avant de pouvoir déposer les rapports d’expertise. Autrement dit pas de dépôt de rapport à partir de documents de cession dématérialisés.
Vous avez la possibilité de mettre en oeuvre toutes les solutions de conciergerie pour compléter les dossiers et permettre le dépôt de vos conclusions.